Flexi Hybrid Working ในแบบฉบับของ Finnomena
เป็นเวลากว่า 2 ปี ที่สถานการณ์ COVID-19 ที่ทำให้หลายองค์กรต้องปรับเปลี่ยนวิถีรูปแบบการทำงานเพื่อให้สอดคล้องกับ New Normal หลายแห่ง Work from Home หรือ Work from Anywhere หรือ บางแห่งอาจผสมผสานเข้าออฟฟิศโดยกำหนดจำนวนวัน ฟังดูแล้ว คงไม่มีสูตรการจัดรูปแบบการทำงานงานที่แน่นอน ตายตัว ขึ้นกับการพิจารณาความเหมาะสมของแต่ละองค์กร และเมื่อคำว่า ‘Hybrid Working’ ที่ฝ่ากระแสขึ้นมาพูดถึงกันอย่างแพร่หลาย แต่ก็ยังเกิดคำถามต่อไปอีกว่า Hybrid แบบไหน หรือ อย่างไรถึงจะดี
สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติได้รับเกียรติจาก คุณภคภัค สังขะสุนทร People Director จาก Finnomena Co.,Ltd. ซึ่งเป็น FinTech Startup ดำเนินธุรกิจเป็นบริษัทหลักทรัพย์นายหน้าซื้อขายหน่วยลงทุน (บลน.) มาร่วมแชร์มุมมองและประสบการณ์ในการสร้างรูปแบบและกระบวนการ Hybrid Working ไว้อย่างน่าสนใจ
การสร้าง Hybrid Working Model มีความหลากหลาย และมีคำถามที่คนชอบถามมากคือ จะ Semi Remote หรือ Fully Remote จากผลสำรวจของ PWC ที่สำรวจพนักงานบริษัทเมื่อต้องกลับมาทำงานหลังสถานการณ์โควิด พบว่า มีพนักงาน 55% อยากมีชีวิตสองที่เลย คืออยากทำงานที่บ้าน 3 วัน มาทำงานที่ออฟฟิศ 2 วัน (2:3) แต่เมื่อสัมภาษณ์ Executive Manager อยากให้เป็น Office Centric คือมาทำงานที่ออฟฟิศ 3 วัน ทำงานที่บ้าน 2 วัน (3:2) ซึ่งแต่ละองค์กรน่าจะออกมาคล้ายๆ กันแบบนี้ แต่เรื่องนี้ค่อนข้างละเอียดอ่อน เพราะถ้าอยู่ในองค์กรที่สามารถ Fully Remote ได้ อย่าง Finnomena เอง ที่เรามีนักวิเคราะห์การลงทุน มีพนักงานขาย Support และบริการลูกค้า ในขณะที่อีกฝั่งหนึ่งเรามี Tech Development ซึ่งเขาสามารถทำงานจากที่บ้านได้ 100% ก็ต้องมาคิดว่าทำอย่างไรให้ไม่เกิดความรู้สึกไม่ยุติธรรม ระหว่างคนสองกลุ่ม
…..
Fully Remote หรือ Office Centric ไม่มีสูตรสำเร็จตายตัว
ปัจจุบัน เราจะเจอความคาดหวังการทำงาน 2 รูปแบบ คือ ส่วนที่อยากกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ กับส่วนที่อยากทำงานที่บ้าน ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมหรือธุรกิจที่เป็นอยู่ บางตำแหน่งเมื่อ Fully Remote แล้ว Productivity อาจจะดี เพราะมีสมาธิเมื่อทำงานอยู่บ้าน และกับอีกแนวคิดคือ Office Centric ที่ให้ความสำคัญในเรื่องสัดส่วนของการเข้าออฟฟิศ หลายที่เป็น 1:4 คือเข้าออฟฟิศแค่วันเดียวพอ หรือ 2:3 3:1 ซึ่งเราไม่สามารถบอกได้ว่าแบบไหนดีที่สุด แต่อยากให้กลับไปตั้งคำถามก่อนว่า ตำแหน่งงานไหนบ้างที่จำเป็นหรือไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ เราต้องยอมรับว่ามันไม่มีสูตรสำเร็จตายตัว
…..
2 กระบวนการสำคัญปลุกปั้น Hybrid ของ Finnomena
เราใช้ 2 กระบวนการ คือ Asynchronous Communication และ Amoeba Organization
Asynchronous Communication
ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจระหว่าง Synchronous และ Asynchronous คือ เป็น Real Time กับ ไม่ Real Time หากคุณทำ Hybrid จริง ควรเป็นแบบ “Asynchronous” คือ เวลาของทุกคนควรจะเหลื่อมกัน เพราะเราไม่สามารถรู้ได้ว่าใครว่างหรือไม่ว่างตอนไหน สิ่งที่ควรจะสื่อสารจะไม่ใช่ลักษณะของการ Chat แบบ Real Time คุยกัน แต่จำเป็นต้องวางแผนให้ดีกว่านั้น อาจจะใช้ E-mail เป็นหลัก ซึ่งเราสามารถ Track down และสามารถเก็บรักษาข้อมูลรายละเอียดต่อไปได้ตลอดเวลา หรือบางคนอาจใช้ Message Board ใน Microsoft Team , Dashboard หรือ Chat Messaging ที่ไม่ใช่แบบ Real Time โดยมีการศึกษาวิจัยว่าการสื่อสารแบบ Asynchronous ใช้เวลาในการทำงานน้อยกว่าแบบ Synchronous
อยู่ในสภาวะ Deep work คือ ระหว่างการทำงานไม่มี Notification เตือนขึ้นตลอดเวลา หรือพนักงานก็จะรู้โดยเป็นธรรมชาติว่าถ้ามี Notification เด้งมา ยังไม่เป็นไร ไม่ต้องรีบอ่านรีบตอบ แต่ถ้าด่วนจะโทรมาเอง
มีการวิเคราะห์ข้อมูลก่อนที่จะตอบคำถามออกไป เพราะหากเป็น Synchronous เมื่อเกิดเหตุการณ์อะไรขึ้น การตอบแบบ Real Time จะทำให้พนักงานรีบตอบโดยไม่ได้คิดวิเคราะห์อะไรเลย
สามารถสร้าง Documentation เก็บไว้ได้
สร้างความเข้าใจกันมากขึ้น
คนที่มีลักษณะเก็บตัว และมีโอกาสโชว์ความสามารถมากขึ้น
Work Life Balance ได้มากขึ้น
Amoeba Organization
หลายๆ ท่านอาจจะเคยได้ยิน Holacracy ซึ่งเป็นระบบการทำงานแบบไม่มี Hierarchy ซึ่ง Finnomena ใช้การทำงานแบบนี้อยู่ คือจัดรูปแบบการทำงานเป็น Circle และมีอะมีบาหนึ่งตัวที่ประกอบไปด้วยนิวเคลียสอยู่หลายอัน ซึ่งเราจะเรียกเป็น Circle กับ Sub Circle และ Super Circle ต่างจาก Organization Chart ที่ให้รู้ได้ว่าหน่วยงานใด ใครอยู่ตรงไหน แต่เมื่อเป็น Circle มันคือ Project Based
คนที่เป็น Sub Circle อาจเป็นหน่วยงานเดียวแต่สามารถอยู่ได้หลายที่ คือไปอยู่โปรเจคอื่น ๆ ได้ ซึ่งเมื่อเป็นแบบนี้ก็จะทำให้ความ Flexible ของการเป็น Hybrid สูงขึ้น เพราะเราไม่ได้ต้องการสายการบังคับบัญชา นอกจากนี้ ทำให้เกิดความ Flexible ในการตัดสินใจเร็วขึ้น เพราะหน่วยงานที่ร่วมใน Project มีสิทธิในการตัดสินใจ ดังนั้นทำให้ CEO ได้ Empower คนทั้งองค์กร ทำให้เห็นศักยภาพของคนในองค์กร สามารถทดสอบ Talent ของคนในองค์กรได้ด้วย
…..
Finnomena มีตัวช่วยอะไรบ้างที่ทำให้การทำ Hybrid ง่ายขึ้น
- OKR ใช้ทำเรื่องของ Performance ทุกหน่วยงานสามารถเข้ามาดู OKR ของตัวเองได้
- Jira Board ตัวช่วยให้สามารถติดตาม Status Project ในทีม มองเห็นภาพรวมและความคืบหน้าต่าง ๆ โดยผมได้เขียนงานทั้งหมดของ HR ไว้บนบอร์ด ซึ่งทุกคนสามารถเข้ามาดูได้ ซึ่งพนักงานจะเห็นหมดเลยว่า HR กำลังทำอะไรอยู่ แล้วเขาสามารถเข้ามาเสนอไอเดียได้ จึงเป็นเครื่องมือที่ทำให้ทุกคนสามารถพูดคุยกันได้ด้วยในช่วงที่เป็น Hybrid
- Facebook Workplace ใช้งานง่าย หน้าตาเหมือน Facebook ทุกอย่าง มี Work Chat คุยกัน สามารถแบ่งเป็น Group ได้ ซึ่งมันจะเป็น Asynchronous คือ มีเวลาเข้ามาอ่านเมื่อไหร่ก็อ่านได้
- Confluence เป็นซอฟต์แวร์ที่รวบรวมองค์ความรู้ภายในองค์กรไว้ในที่เดียว เอาไว้สร้าง Living Document ซึ่งตอนนี้เอกสารทั้งหมดของ HR ถูกนำขึ้น Confluence ทั้งหมด ซึ่งมีลักษณะคล้าย MS Word ออนไลน์ ซึ่งหากคุณต้องการรู้อะไรเกี่ยวกับงานบุคคลก็สามารถเข้ามาดูได้ทุกอย่าง ทีม HR ทุกคนสามารถเข้าไป Edit ได้
- Diagram ซึ่งมี Single Source of Truth นำข้อมูลทั้งหมดไปรวมไว้ในที่เดียว โดยมีแนวคิดว่าทุกคนในบริษัทนั้นสามารถตัดสินใจครั้งสำคัญทางธุรกิจได้โดยอาศัยข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้ร่วมกันเพียงที่เดียว นอกจากนั้น ยังสามารถ Tracking ได้ว่าถูกแก้ไขโดยใคร เมื่อไหร่ และที่เราดูเป็น Version ที่เท่าไหร่ และดู Version ย้อนหลังได้
…..
แล้วองค์กรคุณจะเลือกรูปแบบการทำงานแบบไหน
แม้การเลือกรูปแบบการทำงานจะเป็นความท้าทายที่องค์กร หรือ HR ต้องเร่งรับมือ เร่งดำเนินการเพื่อเตรียมพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เข้ามากระทบส่งผลต่อธุรกิจ แต่การจะดำเนินการโดยจะต้องสามารถคง High-Performing Culture ได้ คงเป็นเรื่องที่องค์กรต้องพิจารณาเลือกวิธีการดำเนินการที่เหมาะสม ดังนั้น จะเลือก Hybrid Working หรือไม่ องค์กรต้องพิจารณาความเหมาะสมให้ถี่ถ้วน Finnomena เอง ก็เลือก Hybrid ในแบบฉบับของตัวเอง “Flexible Hybrid”
ที่มา : Productivity Trend Talk : Are you ready for Hybrid Working ? จัดโดยสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
…..
หลักสูตรแนะนำ
