เมื่อโลกกำลังเกิดการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นการแข่งขันทางธุรกิจที่ทวีความรุนแรงมากยิ่งขึ้นหรืออายุเฉลี่ยแรงงานในระบบที่มีอายุสูงขึ้น ประกอบกับอัตราการเกิดที่ลดลง รวมไปถึงกระแสโลกซึ่งมุ่งเน้นไปที่การใช้เทคโนโลยีดิจิทัล ส่งผลให้ปัจจัยด้านกำลัง “คน” ซึ่งถือเป็นกุญแจสำคัญที่ขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าสู่ความสำเร็จ ต้องมีการปรับเปลี่ยนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
ก้าวไปข้างหน้าเพื่อรับมือกับ “อุตสาหกรรม 4.0”
สำหรับภาคอุตสาหกรรมในระดับโลก คงไม่มีกระแสใดที่จะสำคัญไปกว่า “การปฏิวัติอุตสาหกรรมครั้งที่ 4” ที่จะใช้เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการผลิต นำไปสู่การเพิ่มผลิตภาพ รวมทั้งลดต้นทุนในระยะยาวขององค์กร เทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่เพื่อใช้ในการเปลี่ยนผ่านเข้าสู่อุตสาหกรรม 4.0 ได้แก่ Big data and Analytics ข้อมูลขนาดใหญ่, Autonomous Robots หุ่นยนต์อัตโนมัติ, Simulation การสร้างแบบจำลองเสมือนจริง, Vertical and Horizontal System Integration การบูรณาการระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน เป็นการเปลี่ยนวิธีคิดแบบเดิม, The Industrial Internet of Things การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของสรรพสิ่ง, Cybersecurity การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล, The Cloud การประมวลและเก็บข้อมูล, Additive Manufacturing (3D Printing) และ Augmented Reality ผสานโลกแห่งความเป็นจริงกับโลกเสมือนจริง
เช่นเดียวกับการหันมาพิจารณาความเปลี่ยนแปลงในระดับประเทศ จะเห็นว่าแผนการพัฒนาเศรษฐกิจอุตสาหกรรมแห่งชาติซึ่งเป็นนโยบายของรัฐบาล ก็มุ่งเน้นและตอบโจทย์การเตรียมความพร้อมของแรงงานเข้าสู่อุตสาหกรรม 4.0 เพื่อลดต้นทุน ดูแลทักษะของคนให้เหมาะกับทิศทางของอุตสาหกรรมใหม่ที่จะเกิดขึ้นทั้ง 5 อุตสาหกรรมเดิม (S-curve) รวมทั้งต่อยอดไปยัง 5 อุตสาหกรรมใหม่ ที่เรียกว่า New S-curve
คุณฉันทลักษณ์ มงคล ผู้อำนวยการฝ่ายส่งเสริมการเพิ่มผลผลิต สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ชี้ให้ทุกองค์กรเห็นถึงความสำคัญของการพัฒนาคนเพื่อรองรับกับเทคโนโลยีแห่งอนาคต ได้อย่างน่าสนใจว่า บริบททั้งภายในและภายนอกที่เปลี่ยนแปลงไป ก่อให้เกิดผลกระทบอย่างมากต่อองค์กร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องวิสัยทัศน์ พันธกิจ หรือเป้าหมาย ดังเช่น การนำเทคโนโลยีมาใช้ทดแทนคนเพิ่มขึ้นทีละน้อย องค์กรจึงต้องมองไปข้างหน้ามากขึ้น นำไปสู่การตัดสินใจเพิ่มหรือลดอัตรากำลัง โดยให้ความสำคัญกับการบริหารอัตรากำลังคนอย่างมีประสิทธิภาพ ให้มีจำนวนที่เหมาะสม รวมไปถึงการส่งเสริมและพัฒนาทักษะของคนที่มีอยู่ให้สามารถรองรับกับธุรกิจที่จะเปลี่ยนแปลงได้ การประเมินอัตรากำลัง หรือ Manpower Audit จึงถูกหยิบยกขึ้นมาพูดถึง เพื่อปรับอัตรากำลังคนที่มีอยู่หรือหากำลังคนทดแทนให้สามารถรับมือกับอนาคตได้อย่างทันท่วงที
“Manpower Audit” เพื่อการบริหารจัดการคนแบบ “Rightsizing”
การประเมินอัตรากำลัง หรือ Manpower Audit เป็นหนึ่งในกระบวนการของการวางแผนอัตรากำลัง จะอยู่ระหว่างขั้นตอนของการวิเคราะห์กำลังคนและการวางแผนพัฒนากำลังคน โดยการประเมินอัตรากำลังจะเน้นการวิเคราะห์อัตรากำลัง ณ ปัจจุบัน และส่งเป็นข้อมูลผลลัพธ์ไปให้องค์กรไปใช้วางแผนพัฒนาบุคลากรได้อย่างเหมาะสมมากขึ้น ว่าจะทำอย่างไรให้อัตรากำลังที่มีอยู่ สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและความสามารถพร้อมที่จะเดินควบคู่ไปกับธุรกิจในวันข้างหน้า
คุณวรัฐินี สวนพุฒ นักวิชาการเพิ่มผลผลิต สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ เน้นย้ำถึงแนวคิดการประเมินอัตรากำลังว่าเป็นการสร้างองค์กรแบบ Right Size ไม่ใช่ Down Size การบริหารองค์กรแบบ Right Size คือการบริหารต้นทุนขององค์กร ทำให้องค์กรบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น พัฒนาปรับโครงสร้างขององค์กร โดยเน้นการพิจารณาระดับการบังคับบัญชาที่มากเกินไป เนื่องจากหากมีระดับการบังคับบัญชามากเกินควร จะก่อให้เกิดการตัดสินใจที่ล่าช้า ส่งผลต่อประสิทธิภาพของการบริหารจัดการ รวมถึงการปฏิบัติงานที่อาจไม่เหมาะสมตามตำแหน่ง ทั้งนี้ Rightsizing ยังคงเก็บคนไว้และให้ความสำคัญกับการพัฒนาคน ในขณะที่ Downsizing มุ่งเน้นการตัดคนออก โดยให้ความสำคัญกับธุรกิจในส่วนที่ยังมีผลกำไรและสร้างรายได้เป็นหลัก ทำให้เกิดผลลบแก่องค์กรในด้านภาพลักษณ์ เพราะการนำคนออกจะกระทบต่อสภาพจิตใจของพนักงาน รวมทั้งการสร้างความเชื่อมั่นในองค์กรอีกด้วย
” ดังนั้น จุดเริ่มต้นที่จะทำให้การประเมินอัตรากำลังประสบความสำเร็จ คือการที่ผู้บริหารมีความมุ่งมั่นตั้งใจที่จะรักษาและพัฒนาคนในองค์กร (Rightsizing) นั่นเอง”
เพิ่มพูน Productivity ด้วยเครื่องมือสำคัญอย่าง “การประเมินอัตรากำลัง”
การประเมินอัตรากำลัง หรือ Manpower Audit คือเครื่องมือการประเมิน “งานตามโครงสร้างองค์กร ณ ปัจจุบัน” เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการบริหารอัตรากําลังคนขององค์กรให้ “ทันต่อเวลา” ทั้งในด้าน “ปริมาณ” และ “คุณภาพ” ได้อย่างเหมาะสม สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ ก่อนที่จะเข้าสู่กระบวนการประเมินอัตรากำลัง องค์กรจำเป็นต้องมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ข้อ ได้แก่ โครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน ระบบของการประเมินผลงาน และ Job Description โดยจะเป็นตัวตั้งต้นในการประเมินอัตรากำลังและจะสามารถหาได้ว่าโครงสร้างการทำงานนั้นเป็นไปตามที่องค์กรคาดหวังด้วยหรือไม่
คุณวรัฐินียังได้อธิบายถึงกระบวนการการประเมินอัตรากำลังซึ่งต้องพิจารณาองค์ประกอบทั้ง 4 ด้าน ในการประเมิน ได้แก่ พิจารณาความสำคัญของงาน พิจารณาความเหมาะสมของโครงสร้างองค์กร พิจารณาความเหมาะสมของทรัพยากรและพิจารณาความเหมาะสมของการจัดระดับของตำแหน่ง ทั้งนี้ การประเมินอัตรากำลังขององค์กรจะช่วยให้องค์กรต้องคิดวางแผนล่วงหน้าว่าข้อมูลจากการประเมินอัตรากำลังที่ได้มาครบถ้วน จะนำมาใช้ประโยชน์หรือแก้ปัญหาได้อย่างไร นำไปสู่การปรับปรุงการบริหารอัตรากำลังขององค์กรในภาคปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิผลต่อไป
จากกระบวนการทั้งหมดนี้ จะเห็นได้อย่างชัดเจนว่า การประเมินอัตรากำลังจะนำองค์กรไปสู่การเพิ่มผลิตภาพทั้งต่อตัวบุคลากร ต่องาน และต่อภาพรวมขององค์กร ด้วยการช่วยแก้ไขปัญหาเพื่อปิดช่องว่าง (Gap) ของประเด็นปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในองค์กร เกิดความร่วมมือและถือเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างความผูกพันในองค์กร ช่วยลดค่าใช้จ่าย ตลอดจนสร้างขีดความสามารถในการแข่งขันให้องค์กรปรับเปลี่ยนได้เท่าทันกับสถานการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น
ที่มา: งานสัมมนาหัวข้อ “บริหารจัดการคนและองค์กร แบบ Right Size.. Right Time…Right Skill ขับเคลื่อนองค์กรไทยสู่ 4.0” ในวันพุธที่ 23 พฤศจิกายน 2559 เวลา 09.00 – 15.30 น. ณ ห้องศรีสุริยวงศ์ โรงแรมตวันนา รามาดา ถนนสุรวงศ์
