ในการบริหารจัดการองค์กรทุกวันนี้ มีเครื่องมือมากมายให้เลือกชมเลือกช๊อป จากหลักสูตรฝึกอบรมของสถาบันต่าง ๆ จากกูรู ทั้งในประเทศและต่างประเทศที่เดินสายจัดเดี่ยวไมโครโฟนกันอยู่เนือง ๆ ด้วยค่าเข้าฟังแพงระยับระดับคอนเสิร์ตพี่เบิร์ด ผู้บริหารที่มีความมุ่งมั่นจะพัฒนาองค์กรไปสู่แถวหน้ากลัวว่าจะตกเทรนด์ มักจะไม่พลาดโอกาสดังกล่าว
ในที่สุดอาจจะพบว่าองค์กรของท่านมีโมเดลการบริหารจัดการมากองเอาไว้เต็มไปหมด การนำมาปฏิบัติให้ครบทุกเครื่องมือเป็นเรื่องที่เป็นไปได้ยาก แต่ผู้บริหารที่ชอบลองของก็จะมอบหมายให้พนักงานลองเอาไปใช้ ไม่ว่าจะมีอะไรมาใหม่ ก็มีการลองเอาไปใช้อยู่เสมอ ซึ่งทำให้เกิดปรากฏการณ์ดังนี้
- แต่ละเครื่องมือมีการดำเนินการไประยะหนึ่ง ก่อนที่จะจางหายไป เพราะผู้บริหารที่มอบหมายไม่ได้ให้ความสนใจอย่างจริงจัง (หรือวิ่งไปเรียนเครื่องมือตัวใหม่อีกแล้ว)
- พนักงานเหนื่อยล้ากับการดำเนินการแบบตามทฤษฎีที่ไม่รู้ว่าจะประยุกต์กับงานประจำวันอย่างไร ผู้บริหารก็ไม่เข้าใจมากพอจะช่วยปรับ ยึดติดกับโมเดลที่ได้มา แล้วไม่รู้ว่าจะไปต่ออย่างไร
- เสียเงินไปมากมาย (สำหรับองค์กรรวย) กับวิทยากรที่ปรึกษา ดำเนินการได้ตามโมเดลที่ได้มาทุกประการ แต่พนักงานไม่ได้เรียนรู้อะไรเลยได้แต่ทำตามสั่งของวิทยากรที่ปรึกษา
ผู้เขียนได้มีโอกาสไปสัมภาษณ์ทีมผู้บริหารแห่งหนึ่งของโรงพยาบาลประจำอำเภอเล็ก ๆ ในจังหวัดโซนภาคกลางตอนเหนือ เกี่ยวกับการบริหารจัดการองค์กรที่ทำให้โรงพยาบาลแห่งนี้ได้รับรางวัลการบริหารจัดการระดับชาติ ทีมผู้บริหารที่นี่ก็เช่นกัน ไม่พลาดในการเรียนรู้ทุกเครื่องมือที่อยู่ในกระแสใหม่ ๆ แต่แตกต่างกันตรงที่ว่าทีมผู้บริหารจะวิเคราะห์และสังเคราะห์เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ให้สอดคล้องกับเครื่องมือที่มีอยู่เดิมซึ่งใช้อยู่จนแนบเนียนเข้ากับงานประจำวันไปแล้ว พนักงานนำเครื่องมือการบริหารใหม่ ๆ ไปดำเนินการโดยไม่รู้ว่าเป็นเครื่องมือชิ้นใหม่เสียด้วยซ้ำ หัวหน้างานจะได้รับการอบรมแนวทางที่ได้ประยุกต์มาแล้ว เพื่อนำมาถ่ายทอดให้ทีมงาน และคอยติดตาม ประเมินผลให้ผู้บังคับบัญชาทราบ เพื่อปรับปรุงจนกว่าจะเข้าที่
ที่ผ่านมาสิ่งที่ผู้บริหารส่วนใหญ่มักจะมองข้ามไปในการบริหารจัดการองค์กรคือคำว่า “บริบท” หรือ Context ขององค์กรเอง ซึ่งมีความสำคัญมาก แต่สิ่งที่น่าตกใจคือผู้บริหารหลายท่านไม่รู้จักบริบทขององค์กรตนเองอย่างแท้จริง คำถามเบื้องต้นของบริบทก็คือ
- เราคือใคร
- เราเกิดมาเพื่ออะไร
ตอบคำถามนี้ก็คือ เราเป็นองค์กรที่จะขายผลิตภัณฑ์หรือบริการอะไร ให้กับลูกค้ากลุ่มไหน ด้วยวิธีใด ความสามารถหลักหรือ Core Competency ของเราคืออะไร เป้าหมายของการทำธุรกิจคืออะไร
ยกตัวอย่างเช่น องค์กรธุรกิจแห่งหนึ่งก่อตั้งขึ้นโดยกลุ่มเภสัชกรที่ต้องการทำธุรกิจเวชสำอางค์ที่ให้ความสำคัญกับคุณภาพด้านการบำบัดอาการแพ้ของผิวหนังด้วย แป้งทาผิวที่เป็นผลิตภัณฑ์ของบริษัทนี้จึงสร้างชื่อเสียงให้บริษัทมาอย่างต่อเนื่อง ผลิตภัณฑ์ที่เกิดขึ้นอย่างหลากหลายในระยะต่อมา ก็ยังคงคุณสมบัตินี้จนเป็นที่ยอมรับ ในการบริหารจัดการผลิตภัณฑ์ การออกแบบกระบวนการผลิต การบริหารคุณภาพ จึงมีโจทย์ที่ชัดเจน ดังนั้นการนำเครื่องมือการบริหารจัดการใด ๆ เข้ามาในองค์กร ก็ต้องนำมาประยุกต์ที่จะตอบโจทย์ดังกล่าว
นี่คือการประยุกต์ใช้ให้สอดคล้องกับบริบท ซึ่งจะทำให้เห็นผลลัพธ์ที่ต้องการ
แต่มีหลายองค์กรนอกจากจะไม่เข้าใจบริบทตนเองแล้ว การนำเครื่องมือการบริหารจัดการต่าง ๆ เข้ามาใช้ในองค์กรก็ยังไม่ชัดเจนด้วยว่าต้องการอะไร เห็นเขาใช้ก็เอามาใช้บ้าง คิดว่าใช้แล้วองค์กรคงจะรุ่งโรจน์ได้เอง
ไม่ว่าจะเป็น 5ส ,ISO,Lean, Six Sigma, TPM, TQM ฯลฯ ทุกองค์กรทำได้ทั้งนั้น แต่จะทำอย่างไร คงไม่ใช่แค่ไปฝึกอบรม ต้องหันกลับมาดูบริบทตนเองว่าจะใช้อย่างไรให้เกิดผลคุ้มค่าที่สุด
เช่นมีบริษัทผลิตชุดชั้นในสตรีแห่งหนึ่ง ทำ Lean ในรูปแบบของตนเอง โดยไม่ยึดติดกับทฤษฎีต้นฉบับ แต่ใช้แนวคิดของ Lean นั่นคือการรีดไขมันในกระบวนการผลิต เพื่อให้กระชับ คล่องตัว ผลก็คือสามารถลดต้นทุนได้อย่างมหาศาล ซึ่งผู้บริหารคงทราบดีว่าการลดต้นทุนเพื่อเพิ่มกำไรนั้นง่ายกว่าการเพิ่มยอดขายเพื่อให้ได้กำไร
อีกตัวอย่างหนึ่งของการประยุกต์ใช้อย่างมีคุณภาพ สอดคล้องกับบริบท
“เสื้อผ้าสำเร็จรูป ไม่ใช่ว่าทุกคนจะใส่ได้สวย เพราะมันไม่ได้ตัดมาเพื่อเราโดยเฉพาะ”
ที่มา: คอลัมน์ Productivity Food for Thought หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ ฉบับวันที่ 20 มิถุนายน 2557
