9 กุมภาพันธ์ 2015

การถามว่า “ทำไม” ไปเรื่อย ๆ จะนำเราไปสู่สาเหตุที่แท้จริง

ผมประสบความสำเร็จขึ้นมาได้ก็เพราะวิธีถามแบบนี้ครับ

“โค้ช  เกรียงศักดิ์    ผมได้รับเชิญให้เป็นกรรมการในบอร์ดรัฐวิสาหกิจแห่งหนึ่ง   ผมตอบตกลงไปแล้วเพราะว่าเป็นโอกาสที่จะได้เป็นส่วนเล็กๆของการปฎิรูปประเทศ ไทย    ดังนั้น  ผมต้องบริหารเวลาให้ดีขึ้นเพื่อจะได้จัดสรรเวลาไปให้กับความรับผิดชอบใหม่นี้   ผมอยากหารือประเด็นนี้ในวันนี้ครับ”

Q     “ได้เลยครับคุณเดช”
          “ โค้ช   ผมลองวิเคราะห์การใช้เวลาของผมแล้วพบว่าเวลาที่ผมใช้ส่วนใหญ่หมดไปกับการประชุม”

Q  “คุณเดชมีเป้าหมายอะไรครับ”
          “โค้ช   ผมคิดว่าหากผมลดเวลาการประชุมลงได้ 1 ใน 3  ผมน่าจะจัดสรรเวลาในการทำงานหน้าที่บอร์ดใหม่ในรัฐวิสาหกิจได้ดีขึ้น”

Q   “ดีครับ  คิดว่าจะทำอะไรได้บ้างละครับ”
          “โค้ช  ผมคิดว่ามีกลยุทธ์ในการใช้เวลาในการประชุมให้น้อยลงคือ ยกเลิกประชุมบางเรื่อง  / หยุดเข้าประชุมบางเรื่อง  / มอบหมายให้คนอื่นไปประชุมบางเรื่อง   / ทำให้ประชุมสั้นลง”

Q “ คุณเดชวางแผนอย่างไรกับทั้งสี่กลยุทธ์นี้ครับ ”
         
“ผมคิดว่าจะทำมันทั้งหมดเลยนะครับ”

Q  “เยี่ยมเลยครับ  เรามาคุยกันทีละเรื่องกันเลย”
         
“โค้ช  เรื่องแรกคือ  ยกเลิกการประชุมบางเรื่อง    ผมจะลองทบทวนประชุมต่างๆที่ผมริเริ่มมันขึ้นมา  ตลอดเวลาสามปีที่ผมเป็นซีอีโอ  ผมได้จัดตั้งการประชุมหลายวาระขึ้นมา  ผมคิดว่าประมาณ 1 ใน 4 ของจำนวนนั้น  สามารถที่จะ  a.) ควบรวมกับการประชุมที่คล้ายๆกัน   b.) ยกเลิกแล้วอาจจะใช้วิธีอื่นทดแทน    เรื่อง หยุดเข้าประชุมบางเรื่องนั้น  อย่างน้อยผมคิดว่าผมสามารถจะหยุดเข้าประชุมฝ่ายการตลาดได้เลยทันที  เพราะว่าผมรักษาการแทนผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดตอนเธอลาคลอด  ตอนนี้เธอกลับมาแล้วผมควรหยุดไปประชุมได้แล้ว     ที่มอบหมายให้คนอื่นไปนั้น  ผมเป็นสมาชิกหอการค้าสองแห่ง  ผมจะมอบหมายงานให้ CFO ไปเป็นตัวแทนแทนผมไปเลย     ที่ยากสำหรับผมคือ การทำให้การประชุมใช้เวลาสั้นลง”

Q  “อะไรทำให้พูดเช่นนั้นครับ ”
         
“เพราะว่า  ผมคิดว่าตัวผมเองนี่แหละเป็นสาเหตุของการประชุมที่ยืดเยื้อ”

Q  “หมายความว่าอย่างไรครับ”
         
“ผมตั้งคำถามว่า “ทำไม” มากเกินไป”

Q  “อะไรทำให้คุณถาม “ทำไม” มากเกินไปละครับ”
         
“ผมทำงานหลายปีในการบริหารโรงงาน  ในช่วงนั้น  ผมได้รับการสอนมาว่าเมื่อเกิดปัญหาขึ้นผมต้องถามคำว่า”ทำไม”อย่างน้อยห้าครั้ง   เหตุผลในตอนนั้น ก็คือ การถามว่า”ทำไม”ไปเรื่อยๆ จะนำเราไปสู่สาเหตุที่แท้จริง  ผมประสบความสำเร็จขึ้นมาได้ก็เพราะวิธีถามแบบนั้นแหละครับ”

Q “แล้ววิธีนี้มันประยุกต์ได้เพียงใดในสถานการณ์ปัจจุบันครับ”
         
เขาเงียบไปสักครู่     “โค้ช  ผมคิดว่าไม่เวิร์คแล้วละตอนนี้  เพราะว่าผมเป็นซีอีโอในองค์กรที่ใช้ความรู้   รอบๆตัวผมเองก็เป็นคนงานที่ใช้ความรู้แทนที่จะเป็นคนทำงานในโรงงานอุตสาหกรรม    ปัญหาของเรามันซับซ้อนและยุ่งเหยิงขึ้น  มันเป็นเรื่องของสิ่งที่ยืดหยุ่นและจับต้องได้ยากมากขึ้น   ต้องการทางแก้ปัญหาที่ใช้ดุลพินิจมากกว่ากระบวนการที่เป็นรูปธรรมแบบโรงงานอุตสาหกรรม  ดังนั้น  การถาม “ทำไม”ไปเรื่อยๆ อาจจะไม่เหมาะแล้ว”

Q “ทางแก้ คืออะไรครับ”
         
“ผมก็ต้องถาม”ทำไม”น้อยลงครับ”

Q “จะทำอย่างไรให้มั่นใจว่าทำได้ครับ”
          “ผมต้องมีสติก่อนและระหว่างการประชุมครับ”

Q “ต้องทำอย่างไรบ้างเพื่อให้มีสติแบบนั้นครับ”
         
“ก่อนเข้าประชุม  ผมต้องใช้เวลาสองสามนาทีตั้งสติก่อน  ผมจะให้เลขาฯผมเป็นคนเตือนผมว่านี่คือสิ่งที่ต้องทำก่อนเข้าประชุม    ในระหว่างการประชุม  ผมจะเขียนคำว่า  “ถามทำไมให้น้อยลง” ในสมุดโน๊ตของผม  ที่จริงแล้วผมคิดว่าผมจะเขียนคำว่า LESS WHY”  ลงใน Wallpaper บน ipad ผมเลยละกัน”

Q  “คุณเดช  ขอผมทวนสิ่งที่เราคุยกันมาหน่อยครับ  คุณเพิ่งได้รับมอบหมายให้ไปนั่งในบอร์ดรัฐวิสาหกิจแห่งหนึ่ง  คุณอยากช่วยงานบอร์ดนี้ให้เต็มที่  แต่ว่าคุณต้องจัดสรรเวลาให้ด้วย  คุณลองวิเคราะห์การใช้เวลาของตัวเองแล้วพบว่าหากคุณประชุมให้น้อยลง  คุณน่าจะลดเวลาลงไปได้ถึง 1/3 โดยใช้กลยุทธ์สี่ข้อตามที่ว่ามา”
         
 “สรุปได้ดีครับโค้ช”

Q “คุณเดช  คิดว่าน่าจะเกิดปัญหาอะไรขึ้นบ้าง”
         
“โค้ช  ผมอาจจะส่งสัญญาณผิดๆไปให้คนของผมครับ”

Q  “หมายความว่าอย่างไรครับ”
          “พนักงานบางคนอาจจะคิดไปว่าผมไม่แคร์กับธุรกิจของเราแล้วเพราะให้เวลาในการประชุมน้อยลง หรือเลิกประชุมไปเลยตั้งหลายเรื่อง   นอกจากนี้   คนอาจจะคิดว่าผมบ้าอำนาจอยากเป็นกรรมการในรัฐวิสาหกิจ”

Q  “คุณเดชจะป้องกันปัญหาเหล่านี้อย่างไรดีครับ
          “ผมมีแผน  ดังนี้ครับ  ผมจะขอให้ประธานบอร์ดบริษัท ฯ สื่อกับกรรมการบริษัท เพราะว่างานนี้ท่านประธาน ฯเป็นคนขอให้ผมไปช่วยงาน รสก.เอง    ผมจะสื่อสารโดยตรงกับทีมงานของบอร์ดบริหารเอง  และผมจะสื่อสารกับพนักงานของผมโดยใช้สื่อต่างๆ  ในองค์กรของเราไม่ว่าจะเป็น    Videocast,  Blog,  Facebook.

Q “เยี่ยมเลยครับ   แล้วเรามาติดตามผลกันในคราวหน้านะครับ” 




Writer

เกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศัย

Executive Coach; www.thecoach.in.th