One Page Report เข้าใจเรื่องราวในหนึ่งหน้า
โดยคุณกฤชชัย อนรรฆมณี
Lean and Productivity Consultant / Trainer
“ ..เดี๋ยวเข้าประชุมบ่ายนี้ แล้วทำรายงานการประชุมด้วย เขียนมาในหน้าเดียวนะ” เป็นงานที่ผมได้รับมอบหมาย หลังจากเป็นพนักงานใหม่ในสัปดาห์แรก จำได้ว่าได้ยินตอนนั้นแล้วรู้สึกว่า หน้าเดียวเองเหรอ สบายสิ
หลังเข้าประชุมจดประเด็นการพูดคุยแล้ว พอเริ่มต้นสรุปรายงาน กลายเป็นว่านั่งอึ้งไปพักหนึ่งเริ่มต้นเขียนไม่ถูก จะเอาเนื้อหาที่เต็มไปหมดมาบรรจุใน พื้นที่ที่จำกัด ในหน้าเดียวได้อย่างไร ไม่ง่ายอย่างที่คิด
📝 ระบบ Lean และ One Page
อัลเบิร์ต ไอน์สไตน์ เคยกล่าวถึงการสื่อสาร ที่มาจากความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่า “If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough” หากคุณไม่สามารถอธิบายได้อย่างเรียบง่าย นั่นหมายถึง คุณยังเข้าใจไม่ดีพอ อดีตประธานาธิบดีสหรัฐฯ Woodrow Wilson กล่าวถึงเวลาเตรียมสุนทรพจน์ที่ ยิ่งมีจำกัดยิ่งต้องเตรียมตัวมาก “ถ้าผมต้องพูด 10 นาที ผมต้องการเวลาเตรียมตัว 1 สัปดาห์ ถ้าพูดครึ่งชั่วโมงผมต้องการ 2 วัน แต่ถ้าพูด 1 ชั่วโมง ตอนนี้ผมพร้อมแล้ว”
ในหลักการ Lean ที่กล่าวถึงการขจัดสิ่งไร้คุณค่าในกระบวนการ เมื่อนำมาประยุกต์กับ การเขียนรายงาน มีเครื่องมือหนึ่งจากวิถีปฏิบัติของโตโยต้าเรียกว่า ‘One Page Report’
⭐ แนวคิดคือ นำเสนอเนื้อหาทั้งหมดในเอกสาร 1 หน้า เพื่อให้เห็นภาพรวมและการเชื่อมโยง ด้วยการ สกัด เนื้อหาให้มีตามที่จำเป็น ตัด สิ่งฟุ่มเฟือยออกไป นำเสนอ ด้วยรูปแบบที่เข้าใจง่าย
⭐ การสื่อสารครบใจความสำคัญอย่างเรียบง่ายกลายเป็น ทักษะการใช้ความคิดอย่างเป็นระบบ Systematic Thinking บอกเล่าเรื่องราว Story Telling ลงบนรายงาน
⭐ มีอีกคำหนึ่งที่แพร่หลาย ด้วยแนวคิดเดียวกัน คือ ‘A3’ สื่อถึงการทำงานจริงที่มักใช้ กระดาษขนาด A3 เช่น ข้อเสนอโครงการ (Project Proposal) และ การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น
ย้อนกลับไปเหตุการณ์เขียนรายงานการประชุม หลังจากผ่านไปสักพัก ผมยังรู้สึกพายเรือวนในอ่าง คำแนะนำจากพี่ในแผนกคือ แบ่งหน้ากระดาษเป็น 3 ส่วน
➡️ ส่วนแรก คือข้อมูลเบื้องต้น หัวข้อวันเวลาสถานที่ประชุม, ผู้เข้าและไม่เข้าประชุม ➡️ ส่วนที่สอง คือเนื้อหาที่เกิดขึ้นในการประชุม และ ➡️ ส่วนที่สาม คือ Next Action จะทำอะไรต่อไป เมื่อไหร่ ใครคือผู้รับผิดชอบ
รายงานไม่ใช่การบันทึกทุกสิ่งอย่าง เป็นการนำเสนอบทสรุป เขียนให้น้อยที่สุดแต่ได้ใจความ ลงชื่อผู้จัดทำ,วันที่ และ เตรียมช่องผู้อนุมัติลงนามด้วย หลังจากส่งให้ผู้จัดการอนุมัติ ได้รับคำแนะนำกลับมาหลายเรื่อง เช่น ใช้ภาษาอ่านไม่รู้เรื่อง, กำกวม เขียนคำซ้ำไปซ้ำมา, การเรียงลำดับไม่ดีให้จัดใหม่ตามความสำคัญ, เปลี่ยนวิธีเขียนจากบรรยายไปเป็นตาราง เขียนไปแก้ไปจนสำเร็จภารกิจในที่สุด
📝 จัดแบ่งพื้นที่ บอกเล่าเรื่องราว
📃 ใน One Page Report Workshop ที่ผมเคยทำร่วมกับลูกค้า ได้ย้ำว่าเป้าหมาย คือ การนำเสนอเรื่องราวที่ต้องการสื่อความ ให้กับผู้รับเข้าใจได้ง่ายๆ ในเวลาที่จำกัด ภายใต้พื้นที่ที่จำกัด ข้อมูลที่ใส่เข้ามาต้องมีความหมาย การสื่อความจะดีที่สุดหากสามารถ เข้าใจได้จากการดู โดยไม่ต้องตั้งใจอ่าน จัดแบ่ง ตีกรอบพื้นที่บนกระดาษ เรียงเนื้อหาตามลำดับ ใส่ชื่อหัวข้อให้ชัดเจนเพราะเป็นสิ่งแรกที่เห็น มักแบ่งกระดาษ A3 เป็น 2 ซีกซ้าย-ขวา ท่านที่สนใจสามารถลองค้นหาตัวอย่างบน Internet
📃 ในกรณี ข้อเสนอโครงการเพื่อขออนุมัติ หัวข้อมักประกอบด้วย ชื่อโครงการ, ความเป็นมาและความสำคัญ, วัตถุประสงค์และเป้าหมาย, กิจกรรมและแผนดำเนินการ, งบประมาณและทรัพยากรที่ต้องใช้, และ วิธีการประเมินผล เช่นเดียวกับโครงการทั่วไป ควรศึกษาหลายทางเลือกจากนั้น เปรียบเทียบปัจจัยพิจารณา เช่น คุณภาพ รายได้ ต้นทุน ประสิทธิภาพ ระยะเวลา ความคงทน การบำรุงรักษา เพื่อเสนอวิธีที่เหมาะสมที่สุด
📃 กรณีบอกเล่า การแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ (Systematic Problem Solving) หัวข้อเพิ่มเติมคือ สถานการณ์ปัจจุบันและสภาพปัญหา การวิเคราะห์สาเหตุ และ แผนปรับปรุงแก้ไข หากบันทึก โครงการที่ทำเสร็จแล้ว หัวข้อสำคัญที่ต้องมีคือ การประเมินผลลัพธ์เทียบกับเป้าหมาย สิ่งที่ได้เรียนรู้จากการทำโครงการ และ การต่อยอดขยายผล เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้
📃 เนื้อหาการเขียนต้องกระชับ ไม่เอาตัวหนังสือเยอะๆ เลือกใช้ตัวเล็กตัวใหญ่ตัวเข้ม ตามจุดเน้นที่ต้องการสื่อสาร ระบุเป็นข้อๆเรียงลำดับตามความสำคัญ เมื่อมีหลายประเด็น ใช้รูปประกอบ ช่วยอธิบายความ จัดกลุ่มหมวดหมู่ข้อมูลด้วย ตาราง เลือกใช้เส้นเข้ม,เส้นบาง,เส้นประ เพื่อแบ่งแยกประเภทข้อมูล นำเสนอตัวเลขด้วย กราฟ มีสิ่งเปรียบเทียบให้เข้าใจง่ายว่าดีหรือไม่ดี
📃 กรณีอธิบายการใช้พื้นที่เขียนเป็น แผนผัง Layout, กรณีนำเสนอขั้นตอนเขียนเป็น แผนภูมิ Process Flow มากกว่าตัวหนังสือบรรยาย, กรณีนำเสนอการปรับปรุงแสดง เปรียบเทียบ ก่อน-หลัง ให้ชัดเจน สามารถใช้ สัญลักษณ์ สื่อความแทนตัวหนังสือ ตัวอย่างที่ผมเคยเห็นในวัฒนธรรมญี่ปุ่นคือ ใช้สัญลักษณ์ วงกลม (O) – สามเหลี่ยม (r) – กากบาท (X) สื่อถึง ดี-พอใช้-ต้องปรับปรุง หรืออีกแบบที่เคยเจอคือ แทนสถานการณ์การตลาดด้วย พระอาทิตย์ – เมฆฝน – ฟ้าผ่า
📃 อีกหนึ่งวิถีปฏิบัติคือ การใช้รายงานเป็นเครื่องมือเพื่อสร้างฉันทามติ ความร่วมมือข้ามสายงาน ด้วยการนำเอกสารไปพูดคุยกับหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง ในปัจจุบัน การพัฒนา Dashboard ด้วยข้อมูลรวบยอด 1 หน้าจอ เป็นหลักการเดียวกัน ที่เปลี่ยนจากผลลัพธ์บนกระดาษมาเป็นระบบ Digital รวมถึง Business Model Canvas ที่เขียนแนวคิดการทำธุรกิจบนกระดาษ 1 แผ่น มีหนังสืออธิบายหลักการ One Page Report ในชื่อ ‘เปลี่ยนยากเป็นง่ายด้วยการคิดบนกระดาษ 1 ใบ’ ให้ท่านที่สนใจ ศึกษาเพิ่มเติมครับ
📍 ค้นหาหลักสูตรที่เกี่ยวข้อง
🔰 เสริมพลังการจัดการความรู้ในองค์กร ด้วย AI ผู้ช่วยอัจฉริยะ : Power Up KM Practices with AI Assistance
📅 21-22 สิงหาคม 2568 คลิก
🔰 Storytelling : Exponential Business Growth
📅27-28 สิงหาคม 2568 คลิก
