จะผลักดันผลิตภาพอย่างไร ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงาน

work

‘ผลิตภาพ’ เป็นการเปลี่ยนวิธีคิด ปรับวิธีการทำงานอย่างสร้างสรรค์เพื่อแสวงหาแนวทางการทำงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ด้วยการใช้ทรัพยากรโดยรอบตัวอย่างคุ้มค่าและมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และในช่วงที่องค์กรประสบปัญหาวิกฤต ผลิตภาพจะช่วยกู้วิกฤตให้แก่องค์กรได้อย่างไร Jeremy Sheldon ได้เขียนบทความใน World Economic Forum เรื่อง “จะผลักดันผลิตภาพอย่างไร ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงาน” ซึ่งจะกล่าวถึงต่อไปนี้

ความผันผวนของราคาหุ้นในตลาดหลักทรัพย์จีนดิ่งลงอย่างรุนแรงถึงขั้นวิกฤต จนถูกบันทึกว่าเป็น “Black Monday” ที่ผ่านมานั้น ส่งผลกระทบต่อการวางแผนกลยุทธ์ระยะยาวของผู้บริหารระดับสูงในเอเชีย ไม่ต้องสงสัยเลยว่าบริษัทต่างๆ จะต้องเผชิญกับความท้าทายใหม่ๆ ในภูมิภาคนี้รวมถึงการชะลอตัวทางเศรษฐกิจของจีนด้วย

นอกจากนั้นค่าใช้จ่ายในการกระตุ้นเศรษฐกิจก็เป็นเรื่องหนึ่งในวาระการประชุม ตั้งแต่ได้รับผลพวงจากวิกฤตทางการเงินเมื่อปี 2008 หลายคนมองไกลไปกว่าแค่การทำงบดุลใหม่ ซึ่งมีผลต่อการขยายตัวทางเศรษฐกิจ เนื่องจากมันเป็น “ความปกติแบบใหม่” (new normal) ที่บริษัทข้ามชาติหันกลับมามุ่งเน้นการขยายผลิตภาพและธุรกิจอสังหาริมทรัพย์เป็นสำคัญในช่วงนี้ จึงเป็นผลให้เราได้เห็นการเปลี่ยนแปลงทางกายภาพของพื้นที่ทำงาน ขณะที่หลายบริษัทในเอเชียยังจัดสำนักงานในรูปแบบเดิม มีคอกกั้นพื้นที่เล็กๆ สำหรับเป็นพื้นที่ทำงานของพนักงานทั่วไป และบ้างก็เป็นมุมกาแฟสำหรับผู้บริหารระดับสูง แต่พวกเขากำลังออกจากตำราเดิมๆ ของบริษัทดังกล่าว โดยการติดตั้ง Google และ Facebook ในพื้นที่ทำงานของเขา ซึ่งได้รับความนิยมมากในเอเชีย ทำให้เกิดปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันมากขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

‘การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่’ มาจาก ‘ข้อมูลขนาดใหญ่’

การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นหัวใจของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ จำนวนข้อมูลที่อยู่ในระบบขององค์กรมีมากมาย และในหลายกรณีที่ไม่ได้นำไปใช้ ประเด็น คือ “เพียงแค่เรารู้ว่า อะไรที่เรารู้” และคุณจะมีวิธีการอย่างไรกับการจัดการข้อมูลนั้น เพื่อสร้างความแตกต่างระหว่างบริษัทที่มีประสิทธิภาพกับบริษัทที่ล้มเหลว

ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า การประยุกต์ใช้ข้อมูลขนาดใหญ่จะถูกสร้างขึ้นโดยทีมงานของบริษัทอสังหาริมทรัพย์เพื่อช่วยในการตรวจสอบพื้นที่ขั้นสูง การติดตามการใช้สำนักงาน มีการใช้เครื่องมืออย่างง่าย เช่น บัตรรูดที่แสดงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน แต่โลกของข้อมูลขนาดใหญ่กำลังไปไกลกว่าที่คิด เช่น เทคโนโลยีตรวจจับ (sensor) สามารถบอกเราได้ว่าโต๊ะทำงานมีการใช้งานหรือไม่ หลายๆ บริษัทพบว่า ในช่วงเวลาหนึ่งจะมีอย่างน้อย 25% ของพื้นที่ที่พนักงานไม่อยู่ที่โต๊ะ ซึ่งนั่นไม่เป็นที่ยอมรับ จากงานวิจัยจาก IMA Asia พบว่า 98% ของบริษัทมีนโยบายให้เพิ่มผลิตภาพ พวกเขากำลังถูกบีบในเรื่องของกำไร ที่มีรายได้คงที่ แต่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นตัวเลขสองหลักของหน่วยเปอร์เซ็นต์

ข้อความตีพิมพ์ของ CEO forum ที่ IMA Asia และ JLL จัดทำขึ้นเกี่ยวกับภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกปีนี้ พบว่า ผลิตภาพเป็นทางออกของปัญหากำไรที่ลดลง หนึ่งในตัวชี้วัดสำคัญ คือ บริษัทเอกชนในเอเชียปัจจุบันต้องการสร้าง “สถานที่ทำงานแห่งอนาคต” เพื่อจะเพิ่มผลิตภาพองค์กร

สถานที่ทำงานแบบอิสระ

การจัดสำนักงานแบบเปิดโล่งไม่มีคอกทำงานกั้นระหว่างเพื่อนร่วมงาน “จัดพื้นที่ใช้งานร่วมกัน ไม่แบ่งชนชั้น และมุ่งเน้นผลสำเร็จของงานเป็นหลัก เพื่อให้เกิดนวัตกรรมใหม่ๆ ขึ้น” เป็นหนึ่งในข้อสรุปจากบทความ

การทำให้เป็นสำนักงานแบบเปิดโล่งที่แท้จริงนั้น ผู้บริหารระดับสูงจะต้องยกเลิกพื้นที่ส่วนตัวของเขาก่อน โดยทำให้ดูเป็นตัวอย่าง จึงจะดึงความร่วมมือจากพนักงานให้เข้าร่วมโครงการได้ และการใช้ Laptop แทนคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ

สถานที่ทำงานอิสระจะแสดงถึงอัตลักษณ์ของบริษัท วิธีการที่จะทำให้พนักงานมีส่วนร่วมเป็นความท้าทายสำคัญสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ที่จะรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้ โดยเฉพาะพนักงานที่อยู่มานานซึ่งเป็นบุคคลที่เติบโตและเรียนรู้มาพร้อมกับการก่อตั้งบริษัท สิ่งเหล่านี้เป็นเหตุการณ์ส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นในบริษัทแบบเดิมๆ… ธนาคารแห่งหนึ่งรายงานว่าเขาทิ้งคอกทำงานเพื่อสร้างสำนักงานแบบอิสระ และใช้ข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ในการหาคำตอบถึงวิธีการที่เจ้าหน้าที่บริหารผลิตภัณฑ์ดึงข้อมูลส่วนที่เหลือของธนาคาร

ทั้งนี้ การเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมในที่ทำงานเป็นสิ่งมหัศจรรย์สำหรับการเพิ่มผลิตภาพ ผลจากโครงการราวสามเดือน แสดงให้เห็นถึงการไหลของงานจากการจัดสภาพแวดล้อมใหม่ ลดการเสียเวลาไปถึง 85% ซึ่งเกิดจากการรอคอยการตัดสินใจและรอการชี้แจงรายละเอียด

ประสิทธิภาพการดำเนินงาน

อย่างไรก็ตาม มีอีกหลายบริษัทที่เมินเฉยกับการเพิ่มผลิตภาพ แม้แต่ตัวผู้บริหารระดับสูงสุดในเอเชียเอง ที่กว่า 80% บอกว่า พวกเขามีส่วนร่วมเพียงเล็กน้อยในการตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องนี้ ปล่อยให้เป็นเรื่องของสำนักงานใหญ่ หรือ CFO

สำหรับธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ได้กำหนดตัวชี้วัดเพื่อใช้ในการประเมินขึ้นมา เช่น ต้นทุน/คน กำไร/ผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งเป็นวิธีการใช้ข้อมูลอย่างฉลาด การใช้เทคโนโลยีตรวจจับช่วยให้สามารถระบุตำแหน่งกลับไปยังหน่วยงานที่ต้องการติดต่อได้ ซึ่งเป็นวิธีที่มีค่าใช้จ่ายต่ำกว่า แม้ว่าจะออกไปนอกเมืองหรืออยู่ต่างประเทศก็ตาม

การใช้ข้อมูลอย่างฉลาดยังช่วยให้บริษัทสร้างประสิทธิภาพการดำเนินงาน นักพัฒนาและผู้บริหารอาคารในเอเชีย มีการทำงานร่วมกับที่ปรึกษาในการติดตามเพื่อลดการใช้พลังงาน เช่น หลอดไฟที่มีระบบเซ็นเซอร์ เทคโนโลยีระบายความร้อนและความเย็น

ตามรายงานของปี 2015 จาก GRESB ที่ติดตามความรับผิดชอบขององค์กรในธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ พบว่า 78% ของนักพัฒนาและผู้จัดการกองทุนในเอเชีย มีการประเมินอาคารด้านเทคนิคในสี่ปีที่ผ่านมา โดย 76% มีมาตรการประหยัดพลังงานที่ช่วยลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจก 68 เมตริกกิโลตัน ระหว่างปี 2013 ถึง 2014 เทียบเท่าการหยุดใช้รถ 14,316 คัน ในแง่ของการลดการใช้พลังงาน บริษัทอสังหาริมทรัพย์ในเอเชียลดการใช้พลังงานได้ถึง 143 กิกะวัตต์ชั่วโมง หรือ เทียบเท่ากับลดการใช้นำมัน 229,000 บาร์เรล

การเพิ่มประสิทธิภาพและผลิตภาพสามารถทำได้หลายรูปแบบ แต่พวกเขามีความต้องการที่จะบรรลุผลในระยะยาว เช่นเดียวกับที่หลายองค์กรที่ต้องปรับปรุง เพื่อลดค่าใช้จ่ายได้ตั้งแต่เริ่มต้นดำเนินการ ปัจจุบันนี้เรามีข้อมูลที่แสดงว่า ผลิตภาพก่อให้เกิดความคุ้มค่าเพียงใดโดยเฉพาะในภาวะวิกฤตเช่นนี้

ที่มา : https://agenda.weforum.org/2015/09/how-the-push-for-productivity-will-transform-the-workplace/?utm_content=buffer2fb32&utm_medium=social&utm_source=facebook.com&utm_campaign=buffer

ดูบทความทั้งหมด →

บทความโดย: รติกร บัวคำ

- นักวิชาการเพิ่มผลผลิต ส่วนรณรงค์ส่งเสริมการเพิ่มผลผลิต สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
- มีความเชี่ยวชาญ ในด้านการส่งเสริมการเพิ่มผลิตภาพในองค์กร เทคนิคการรณรงค์และการจัดการความรู้เพื่อการเพิ่มผลิตภาพ และการให้คำปรึกษาแนะนำในองค์กรต่างๆ อาทิ บมจ.พรีเมียร์ โพรดักส์ บมจ.ไทล์ท้อป อินดัสตรี้ เป็นต้น
- ประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา ส่วนงานพัฒนากระบวนการผลิต บริษัท ไทยยูเนี่ยน กรุ๊ป จำกัด(มหาชน)